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浅析通过ERP规范业务流程

2015-05-09 17:26 发布 傲鹏伟业

在一次与某公司高管聊天的过程中,对方说了一句话,让我感触颇深。他说:我们企业实施ERP系统的成效和目的,那就是“流程、规范、文化”。他的诠释是:通过ERP系统的实施达到如下目的:
 
一、 是梳理、优化现有的业务处理流程,提高流程的运作效率
二、 是要建立起新的业务操作规范,减少人为的错、漏、偏、差
三、 就是要通过先进管理理念的落地、生根,逐步构建新的经营管理平台之上的企业文化。
 
不得不说,客户对于ERP系统的认识是如此的深刻,同时也让我们ERP人感到惊喜于鼓舞。“流程、规范、文化”也确实是企业ERP系统有效实施的一种有高度的概括。
企业资源计划ERP是将企业发展所需的物资资源、人力资源、财务资源、信息资源管理集成到一起的企业管理软件。提到ERP就不得不提到企业内部控制。企业内部控制是以专业管理制度为基础,以防范风险、有效监管为目的,通过全方位建立过程控制体系、描述关键控制点和以流程形式直观表达生产经营业务过程而形成的管理规范。
 
企业内部控制包括以下五个要素:
1、内部环境: 内部环境是企业实施内部控制的基础,一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化、社会责任等。
2、风险评估: 风险评估是企业及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险,合理确定风险应对策略。
3、控制活动: 控制活动是企业根据风险评估结果,采用相应的控制措施,将风险控制在可承受度之内。
4、信息与沟通: 信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息,确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。有效的沟通要求信息的自上而下、横向及自下而上的传递。
5、内部监督: 内部监督是企业对内部控制建立与实施情况进行监督检查,包括日常监督检查和专项检查,以此评价内部控制的有效性,针对发现的内部控制缺陷,及时加以改进。

 
内部控制的目标基本涵盖了企业经营活动的全部内容,而ERP作为信息系统,是为企业经营目标服务的。ERP实施前要求有关组织重新设计和改进其业务流程,进行业务流程再造,再造后的流程成为组织必须遵循的共同标准。流程再造的设计过程中,体现有效控制和高效配置企业资源的信息化优势。
 
ERP系统通过对流程的固化,将企业的管理与经营工作结合起来。ERP系统通过连续的、统一的控制过程以及实时的流程监控保障,杜绝了那些没有原始凭证的、虚假的业务、付款、发票。
 
通过ERP系统实现业务财务一体化,这种模式使得业务前端原始资料直接成为财务基础数据,健全了数据转换的过程,提供出一系列及时、准确的财会信息,减少了可能出现的漏洞与错误,不但提升了数据信息的及时性与准确性,也体现了业务口径与财务口径的一致对接,方便业务部门与财务部门之间的高效协作与沟通,促进了相关业务信息与资产的透明公开与监督共享。
 
同时,ERP系统对物资管理工作提供了保障。管理层能够及时掌控存货的入库与出库情况,同时根据货物情况进行资金安排,有助于保障资金安全与货物安全。对存货质量与价格等进行实时共享,给强化资产管理工作带来了良好条件。定期盘点与账实核对是进行物资管理工作的主要措施,即将实物资产与会计信息相比较,进行核对,从而保障帐实相符,促进了实物资产的完整性与安全性。
 
ERP能对企业中的各项资产实现多维度的汇总、统计、分析,提供出存货的质量、成本、数量等多方面的信息。尤其是在市场存在较大波动的情况下,能够根据市场的变化趋势,为企业高层提供出经营决策的基础与依据。
 
ERP系统加强了企业制度的严密性。有利于对制度实现了有效的贯彻与执行。通过系统的控制,保障了企业制度的切实落实。
 
由于ERP实现了信息流、资金流、物流三流统一,实现了相关人员对一系列业务的订购与到货情况、资金收付情况等进行及时地监控与跟踪,从而能够进行及时敏锐的管理决策,进行实时监控管理。ERP系统促进了闭合循环业务流程的建立,该循环能够对业务进行全程跟踪,可以完善业务效果,保障有始有终。
 
在ERP系统环境下,业务人员能够从预算开始,通过采购、入库、销售、出库、收款工作后,关闭预算,掌握整个业务时间进程、数量、价格、成本等关键数据,对业务运行的结果进行考核,这样的一笔业务闭合循环,提升了业务运行的效率与经济效果。ERP系统应用到企业内部控制中,对其内部控制体系产生了广泛而深远的影响,是企业内部控制进一步完善的标志。



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